Acerca de Dental Systems
Dental Systems Co., Ltd., con sede en Chiyoda-ku, Tokio, se fundó en 2000 para ofrecer software de reclamaciones de seguros médicos para clínicas dentales y hospitales. El software de reclamaciones de la empresa es muy complejo e incorpora datos de los historiales dentales y personales de los pacientes, sistemas de rayos X de pacientes, sistemas de citas y datos de seguros de pacientes, y aplica comprobaciones de reglas del sistema de seguros para proporcionar recibos médicos precisos y completos para la facturación. Para más información, visite https://dentalsystems.jp.
El desafío
El software POWER4G de Dental Systems, que automatiza el trabajo de recepción en clínicas dentales, proporcionaba a clínicas y hospitales equipos y sistemas alquilados a Dental Systems que se instalaban in situ en clínicas y hospitales mediante un modelo cliente-servidor. Los usuarios finales del cliente accedían al servidor mediante máquinas cliente situadas en las clínicas y hospitales.
La instalación local de POWER4G facilitó la integración con otros sistemas y dispositivos médicos, pero el modelo de implantación estaba plagado de retos importantes para Dental Systems y sus clientes.
En primer lugar, planificar e instalar un sistema para un nuevo cliente podía llevar meses. En segundo lugar, las actualizaciones y mejoras de los productos debían realizarse in situ en el hospital o la clínica dental, lo que suponía un inconveniente para los clientes de POWER4G y sus pacientes. En tercer lugar, la seguridad y las copias de seguridad de los datos de los pacientes eran responsabilidad del personal del hospital o la clínica, por lo que el cumplimiento de las mejores prácticas de seguridad y copia de seguridad de los datos no coincidía de un cliente a otro, lo que podía causar importantes problemas de servicio al cliente si los datos de los pacientes se perdían o se veían comprometidos.
Además, Dental Systems vio una demanda creciente de programas informáticos que permitieran a los médicos trabajar a distancia. Otro mercado nuevo e interesante para la empresa eran las clínicas que prestaban servicios de atención dental en residencias de ancianos y otros centros. Sin embargo, el producto cliente-servidor de Dental Systems no podía aprovechar ninguna de las dos oportunidades de negocio.
Hideo Kurashima, Director de Dental Systems Corporation, ha declarado: "Nuestro negocio de software local iba bien, pero debido al cambio de los tiempos y las expectativas de los clientes, empezamos a planificar cómo ofrecer servicios en la nube."
La solución
El suministro de POWER4G desde la nube evitaría molestias a los clientes con las actualizaciones y mejoras de software in situ, eliminaría la distracción que supone el alquiler de equipos y sistemas, permitiría a Dental Systems aplicar sistemáticamente las mejores prácticas de seguridad y copia de seguridad de datos para los historiales de los pacientes, garantizaría la continuidad de la actividad empresarial, posibilitaría el trabajo a distancia y permitiría a la empresa acceder a nuevos mercados.
El principal problema del equipo de POWER4G era cómo convertir su software en SaaS. Su conclusión inicial fue que no disponían del tiempo ni de los conocimientos necesarios para reescribir el software como una aplicación nativa en la nube y seguir gestionando la empresa.
Yuichi Higuchi, director de TI de DentalSystems, afirma: "El mayor reto a la hora de pasar de las instalaciones locales a la nube era reescribir el software para la nube. Una revisión tan importante para ofrecer POWER4G como servicio en la nube llevaría mucho tiempo y resultaría cara."
El Sr. Kurashima retoma la historia. "Vimos que el principal cambio que necesitábamos hacer al POWER4G era actualizar las operaciones de base de datos, algo que podíamos hacer internamente".
Higuchi añadió: "Otro gran reto era permitir el intercambio de información con otros sistemas y dispositivos periféricos, así como el intercambio de información entre el servidor y los dispositivos locales. También necesitábamos introducir cambios en la infraestructura, como el alojamiento y publicación de aplicaciones, la gestión de servidores y puestos de usuario y la gestión de cuentas de usuario, áreas en las que carecíamos de experiencia. Empezamos a buscar una solución de alojamiento y publicación de aplicaciones".
Dental Systems recurrió a kitASP, un proveedor japonés de tecnología en la nube y socio de GO-Global, para encontrar la tecnología que permitiera convertir POWER4G en SaaS. Tras evaluar a varios proveedores, Dental Systems eligió a GO-Global.
Kurashima afirma: "Elegimos GO-Global porque era el más fácil de implantar, abordaba cuestiones clave para nosotros como el intercambio de datos y utilizaba los recursos informáticos de forma mucho más eficiente que nuestros competidores. También nos gustó lo fácil que era integrar POWER4G con otras soluciones médicas como los historiales médicos electrónicos y los sistemas de gestión de imágenes médicas."
"Elegimos GO-Global porque era el más fácil de implantar, abordaba cuestiones clave para nosotros como el intercambio de datos y utilizaba los recursos informáticos de forma mucho más eficiente que nuestros competidores". - Hideo Kurashima, Director, Dental Systems Corporation
Resultados
Trabajando con kitASP, Dental Systems comenzó una prueba de concepto en enero de 2018, desplegó un prototipo a los clientes existentes para realizar pruebas exhaustivas, implementó el entorno de producción en abril de 2019 y lanzó el rebautizado POWER5G como servicio en julio de 2019, ejecutándose en Microsoft® Azure®.
Dental Systems conservó la apreciada interfaz de usuario POWER4G en POWER5G, lo que facilitó a los clientes la migración a la nube. En palabras del Sr. Higuchi, "GO-Global resolvió nuestro principal problema y nos dio la posibilidad de prestar nuestro servicio sin cambiar la interfaz de usuario ni la usabilidad del producto, lo que facilitó la transición a la nube de nuestros usuarios locales."
El Sr. Higuchi añadió: "También nos gustó la facilidad de integración con otras soluciones médicas, como la historia clínica electrónica y los sistemas de gestión de imágenes médicas."
Dental Systems también se benefició de otras formas. El cambio a un modelo SaaS eliminó la necesidad de actualizar y mejorar el software in situ y garantizó que los datos de los clientes estuvieran seguros y siempre respaldados por Dental Systems. El equipo de atención al cliente también se benefició: algunos problemas de software podían resolverse a nivel de servidor en lugar de en las instalaciones de cada cliente. Además, GO-Global permite al personal de asistencia ver una sesión de cliente activa para ofrecer asistencia en directo, una función que los usuarios finales y el equipo de asistencia de POWER5G agradecen.
Además, el controlador de impresión universal de GO-Global facilita la impresión local, esencial para generar recibos dentales para las reclamaciones al seguro.
Cuando la pandemia golpeó a principios de 2020, Dental Systems estaba bien posicionada para adaptarse al repentino cambio que convirtió el trabajo remoto en la norma, a diferencia de los competidores que aún operaban con sistemas locales.
Hoy en día, gracias a GO-Global, Dental Systems puede dar soporte al trabajo a distancia, a modelos de trabajo híbridos o a modelos de trabajo tradicionales con la misma facilidad, y perseguir mercados emergentes, como los proveedores centrados en dar servicio a residencias de ancianos y centros similares.
Kurashima y Higuchi están satisfechos con los resultados. El Sr. Higuchi afirmó: "¡Go-Global resolvió nuestro problema! Gracias a los conocimientos adquiridos con su solución, hemos podido ofrecer POWER5G como servicio a los usuarios sin problemas."
"GO-Global nos ha permitido ofrecer una plataforma de gestión clínica estable y accesible que ha mejorado la calidad de vida de nuestros pacientes y personal clínico", añadió el Sr. Kurashima.
Acerca de GO-Global
GO-Global permite a las organizaciones publicar aplicaciones Windows® desde cualquier nube pública, privada o híbrida, a cualquier dispositivo que admita un navegador. Con GO-Global, el departamento de TI puede ofrecer aplicaciones Windows hasta un 40% menos que con Microsoft® RDS y hasta un 70% menos que con las soluciones VDI de Citrix® y VMware®. A pesar de su bajo coste, GO-Global ofrece una escalabilidad de nivel empresarial pero es fácil de instalar, configurar y utilizar, con una sobrecarga tecnológica considerablemente menor para su implantación. Para más información, visite www.graphon.com.
