Foundation Software reduce los costes operativos y mejora la experiencia del usuario

Acerca de Foundation Software

Durante más de 40 años, Foundation Software ha sido el proveedor de software y servicios para la construcción número 1 en Estados Unidos, ofreciendo contabilidad de costes de obra, estimación y liquidación, gestión de proyectos, gestión de la seguridad, gestión de RR.HH., seguimiento móvil del tiempo, servicios de nóminas y mucho más para ayudar a los contratistas a gestionar la parte comercial de la construcción. Para más información, visite www.foundationsoft.com.

El desafío

Foundation Software está muy en sintonía con las necesidades de los contratistas del sector de la construcción. En los primeros años de Foundation Software, sus clientes ejecutaban FOUNDATION® in situ. A mediados de la década de 2010, anticipándose a la necesidad de sus clientes de ejecutar su software desde cualquier lugar, Foundation Software evaluó varias soluciones de entrega de aplicaciones para permitir el acceso remoto de los clientes a FOUNDATION.

Foundation Software optó finalmente por utilizar la tecnología de entrega de aplicaciones incluida en Microsoft® Windows Server® para ofrecer FOUNDATION como una solución basada en SaaS. En ese momento, la empresa consideró que las capacidades de Windows Server eran las que mejor le permitían satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes.

Sin embargo, esta elección tecnológica, realizada con la satisfacción del cliente como prioridad, resultó ser costosa para la empresa debido al modelo de licencias de software de la tecnología. Mientras que Foundation Software licencia su software a los clientes por usuario concurrente, la tecnología de entrega de aplicaciones se licencia por usuario nominal.

A medida que Foundation Software crecía hasta el punto de añadir un volumen significativo de nuevas cuentas de usuario cada semana, la diferencia en los modelos de licencia comenzó a aumentar considerablemente los costes operativos generales. Además, los problemas con la tecnología de entrega de aplicaciones empezaron a crear retos técnicos, de atención al cliente y de ventas para Foundation Software que también redujeron la eficiencia operativa.

A medida que Foundation Software adquiría nuevos clientes y reconvertía a los existentes de la solución local al entorno alojado, la empresa experimentó un aumento de las llamadas de asistencia relacionadas con la estabilidad de la conexión y el rendimiento de las aplicaciones.

Paralelamente, a medida que aumentaba el número de clientes que utilizaban dispositivos no Windows®, el equipo de asistencia de Foundation experimentaba el correspondiente incremento de llamadas relacionadas con la configuración y el uso de FOUNDATION en esos dispositivos.

Pero el problema técnico y de atención al cliente más importante para Foundation Software era la incapacidad de la tecnología de entrega de aplicaciones para permitir a los usuarios restablecer sus contraseñas. Joshua K. Orens, Director de Infraestructuras de Foundation Software, explica: "Uno de los mayores retos que nos encontramos desde el punto de vista técnico fue el restablecimiento de contraseñas. Teníamos clientes que olvidaban sus contraseñas continuamente. No podían restablecer su propia contraseña debido a una limitación de las funciones nativas de Windows. Esto generaba bastantes llamadas al servicio de asistencia y riesgos de seguridad para nuestros clientes".

Paralelamente a estos problemas, para un número cada vez mayor de clientes de FOUNDATION se hizo fundamental cumplir las normativas del sector relacionadas con sus datos contables, lo que provocó un aumento de las solicitudes de autenticación multifactor (MFA) por parte de clientes potenciales y clientes. Debido a las limitaciones de la tecnología de entrega de aplicaciones, Foundation Software no podía proporcionar MFA a esos clientes y clientes potenciales.

"Desde nuestra estandarización en la tecnología de entrega de aplicaciones de Windows Server, nuestros retos con esa tecnología crecieron tanto que llegamos a un punto en el que dijimos: 'de acuerdo, no podemos seguir por este camino. Tenemos que hacer algo para resolver estos problemas'". - Joshua Orens, Director de infraestructuras, Foundation Software

Como dijo Josh, "Desde nuestra estandarización en la tecnología de entrega de aplicaciones de Windows Server, nuestros retos con esa tecnología crecieron tanto que llegamos a un punto en el que dijimos: 'de acuerdo, no podemos seguir por este camino. Tenemos que hacer algo para resolver estos problemas'".

Josh empezó a buscar una tecnología de acceso remoto alternativa a la solución actual.

La solución: GO-Global

El criterio de Foundation Software para encontrar un sustituto era encontrar una herramienta que 1) ofreciera una gran experiencia de usuario; 2) permitiera a los usuarios restablecer sus propias contraseñas; 3) proporcionara autenticación multifactor; 4) fuera económica; y 5) ofreciera licencias por usuario concurrente, no nominal.

Tras varias horas de búsqueda en Google, Josh encontró GO-Global®. En palabras de Josh: "Cuando entré en el sitio web de GO-Global, vi que el modelo de concesión de licencias coincidía exactamente con nuestra forma de ofrecer nuestra aplicación. Parecía algo natural. Entonces vi que GO-Global ofrecía MFA. Decidí descargar la versión de prueba gratuita y echar un vistazo más de cerca".

Después de su revisión inicial de la prueba de GO-Global, Josh observó otras capacidades que hacían que GO-Global pareciera un fuerte contendiente para reemplazar la solución actual. "Vi que GO-Global AppController® estaba diseñado para ofrecer una mejor experiencia al usuario final en dispositivos móviles. Eso era extremadamente vital para nosotros, y la tecnología de acceso remoto que estábamos usando en ese momento no tenía nada parecido."

"También vi que la Admin Console de GO-Global hacía la gestión de las sesiones existentes mucho más fácil y rápida que nuestra tecnología actual. La Admin Console respondía rápidamente y me permitía ver exactamente dónde estaban conectados los clientes y a qué servidor de aplicaciones estaban conectados. Proporcionó una experiencia administrativa mucho más agradable para mis ingenieros de sistemas".

Aunque sabía que el proceso sería difícil, Josh decidió poner en marcha un proyecto de prueba de concepto (POC) utilizando GO-Global, con la participación de la dirección ejecutiva, además de representación de los equipos de desarrollo de aplicaciones, control de calidad, infraestructura y ciberseguridad. "El cambio siempre es muy difícil. Si nos pasábamos a GO-Global, tendríamos que cambiar nuestra forma de entregar la aplicación, nuestro proceso, todo tipo de cosas. Quería que todos los departamentos que se vieran afectados participaran en el POC desde el principio".

"El momento que realmente dejó claro que este cambio sería bueno llegó tras unos meses de trabajo con GO-Global y los equipos internos de Foundation Software... en una reunión de estado, el director del proyecto miró la lista de problemas pendientes y dijo: 'Vaya. GO-Global ha resuelto todos estos problemas. Creo que esto va a funcionar de verdad". Pensé: Dios mío, si todo este grupo se ha convencido, GO-Global va a ser el producto que nos lleve a casa". - Joshua Orens, Director de infraestructuras, Foundation Software

Josh señaló cuándo se dio cuenta de que todo esto podría salir a la perfección: "El momento que realmente, realmente dejó claro que este cambio sería bueno llegó después de unos meses de trabajo con GO-Global y los equipos internos de Foundation Software... en una reunión de estado, el director del proyecto miró la lista de problemas pendientes y dijo: 'Vaya. GO-Global resolvió todos estos problemas. Creo que esto va a funcionar de verdad'".

Pensé: "Dios mío, si todo este grupo está de acuerdo, GO-Global va a ser el producto que nos lleve a casa".

El equipo de implementación de Foundation Software fue muy meticuloso durante todo el proceso de cambio a GO-Global para la entrega de FOUNDATION a usuarios remotos. Pusieron especial cuidado en asegurarse de que todos los departamentos que iban a utilizar la aplicación -por ejemplo, Atención al cliente, Formación de productos y Ventas- tuvieran la oportunidad de dar su opinión. Josh comentó: "Fue refrescante abordar el proyecto desde cero en lugar de simplemente proporcionárselo a los usuarios internos una vez terminada la solución y esperar que ellos simplemente lo resolvieran."

Tras debatir la cuestión, el equipo de implantación decidió incluir la autenticación de dos factores de GO-Global en el despliegue inicial. La incorporación de esta función daría respuesta a la necesidad del mercado emergente de mejorar la seguridad.

En cuanto a la experiencia de Foundation Software trabajando con GO-Global, Josh explicó: "Una de las claves de nuestro éxito fue el valor añadido que nos proporcionó GO-Global. El equipo técnico de GO-Global se arremangó y trabajó con nosotros. De hecho, nos pidieron acceso a la aplicación para poder resolver los problemas más rápidamente. Nunca un proveedor había hecho algo así. Además, cuando planteábamos un problema a GO-Global, recibíamos una respuesta en cuestión de horas".

Resultados

El despliegue de Foundation Software comenzó con nuevos clientes netos y clientes en transición de su implantación local a la solución alojada. El equipo de éxito de clientes de la empresa realizó un seguimiento de los nuevos clientes para comprobar su experiencia de usuario. Josh recuerda: "Los comentarios de los nuevos clientes fueron muy positivos desde el principio. No hubo problemas con la configuración de contraseñas, inicios de sesión, restablecimiento de contraseñas, rendimiento de la aplicación o sesiones perdidas".

Tras un mes de incorporación de clientes nuevos y de transición sin incidentes, Foundation Software comenzó a migrar los clientes existentes a GO-Global, primero 5 clientes al día (de 25 a 50 usuarios), luego 15, luego 25, luego 50, hasta que el equipo de infraestructura llegó al punto de comenzar a migrar un servidor entero de una sola vez.

La migración de los clientes existentes duró 6 meses y se completó en diciembre de 2023. Desde entonces, Foundation Software ha experimentado las siguientes mejoras gracias al uso de GO-Global:

• Reducción del 98% de las solicitudes de restablecimiento de contraseña
• Soporte de un 20% más de usuarios conectados por servidor de aplicaciones sin aumento de recursos.
• Disminución del 72% de las llamadas de desconexión
• Reducción del 10% del tiempo dedicado a parchear Windows
• Tiempo de actividad del 99,999

Josh observó que "además de permitir a los clientes restablecer sus propias contraseñas, GO-Global nos dio un control considerable sobre la configuración de los usuarios que nos permitió ofrecer a los clientes una experiencia mucho mejor al utilizar FOUNDATION. Y hemos reducido enormemente los costes operativos gracias a las licencias de usuarios concurrentes de GO-Global".

"GO-Global es una empresa centrada en los ISV de Windows. Lo que diferencia al equipo de GO-Global de otros proveedores es que nuestras prioridades son realmente sus prioridades. Ha sido estupendo trabajar con ellos en este proyecto, y espero seguir cosechando éxitos con GO-Global." - Joshua Orens, Gerente de Infraestructura, Foundation Software

Josh resume así su experiencia con GO-Global: "GO-Global es una empresa centrada en los ISV de Windows. Lo que diferencia al equipo de GO-Global de otros proveedores es que nuestras prioridades son realmente sus prioridades. Ha sido estupendo trabajar con ellos en este proyecto, y espero seguir cosechando éxitos con GO-Global."

Acerca de GO-Global

GO-Global se creó para permitir a las organizaciones publicar aplicaciones Windows® desde cualquier nube pública, privada o híbrida, a cualquier dispositivo que admita un navegador. Con GO-Global, el departamento de TI puede ofrecer aplicaciones Windows hasta un 40% menos que con Microsoft® RDS y hasta un 70% menos que con las soluciones VDI de Citrix® y VMware®. A pesar de su bajo coste, GO-Global ofrece una escalabilidad de nivel empresarial pero es fácil de instalar, configurar y utilizar, con una sobrecarga tecnológica considerablemente menor para su implantación. Para obtener más información, visite www.graphon.com o concierte una cita con nuestro equipo.

‍