O Foundation Software reduz os custos operacionais e melhora a experiência do usuário

Sobre a Foundation Software

Há mais de 40 anos, a Foundation Software é a fornecedora número 1 de software e serviços de construção dos Estados Unidos, oferecendo contabilidade de custos de trabalho, estimativa e decolagem, gerenciamento de projetos, gerenciamento de segurança, gerenciamento de RH, controle de tempo móvel, serviços de folha de pagamento e muito mais para ajudar os empreiteiros a administrar o lado comercial da construção. Para saber mais, acesse www.foundationsoft.com.

O desafio

A Foundation Software está altamente sintonizada com as necessidades dos empreiteiros do setor de construção. Nos primeiros anos da Foundation Software, seus clientes executavam o FOUNDATION® no local. Em meados da década de 2010, prevendo a necessidade de seus clientes de executar o software em qualquer lugar, a Foundation Software avaliou várias soluções de fornecimento de aplicativos para permitir o acesso remoto dos clientes ao FOUNDATION.

Por fim, a Foundation Software optou por usar a tecnologia de fornecimento de aplicativos incluída no Microsoft® Windows Server® para fornecer o FOUNDATION como uma solução baseada em SaaS. Naquela época, a empresa sentiu que os recursos do Windows Server eram os que melhor permitiam atender às necessidades e expectativas de seus clientes.

No entanto, essa escolha de tecnologia, feita tendo em mente a satisfação do cliente, acabou se mostrando onerosa para a empresa devido ao modelo de licenciamento de software da tecnologia. Enquanto a Foundation Software licencia seu software para os clientes por usuário simultâneo, a tecnologia de entrega de aplicativos é licenciada por usuário nomeado.

À medida que a Foundation Software crescia e adicionava um volume significativo de novas contas de usuário a cada semana, a diferença nos modelos de licenciamento começou a aumentar consideravelmente os custos operacionais gerais. Além disso, os problemas com a tecnologia de fornecimento de aplicativos começaram a criar desafios técnicos, de atendimento ao cliente e de vendas para a Foundation Software, o que também reduziu a eficiência operacional.

À medida que a Foundation Software adquiriu novos clientes e converteu os clientes existentes da solução local para o ambiente hospedado, a empresa observou um aumento nas chamadas de suporte relacionadas à estabilidade da conexão e ao desempenho dos aplicativos.

Paralelamente, à medida que aumentava o número de clientes que usavam dispositivos que não eram Windows®, a equipe de suporte da Foundation teve um aumento correspondente nas chamadas relacionadas à configuração e ao uso do FOUNDATION nesses dispositivos.

Mas o problema técnico e de atendimento ao cliente mais significativo para a Foundation Software foi a incapacidade da tecnologia de fornecimento de aplicativos de permitir que os usuários redefinissem suas senhas. Joshua K. Orens, gerente de infraestrutura da Foundation Software, explica: "Um dos maiores desafios que enfrentamos do ponto de vista técnico foi a redefinição de senhas. Tínhamos clientes que esqueciam suas senhas o tempo todo. Eles não tinham a capacidade de redefinir suas próprias senhas devido a uma limitação dos recursos nativos do Windows. Isso gerava muitas chamadas de suporte e riscos de segurança para nossos clientes."

Paralelamente a essas questões, tornou-se fundamental para um número cada vez maior de clientes da FOUNDATION a conformidade com as normas do setor relacionadas a seus dados contábeis, o que levou a um aumento nas solicitações de clientes potenciais e clientes para autenticação multifator (MFA). Devido às limitações da tecnologia de fornecimento de aplicativos, a Foundation Software não conseguiu fornecer MFA para esses clientes e clientes potenciais.

"Desde que padronizamos a tecnologia de fornecimento de aplicativos do Windows Server, nossos desafios com essa tecnologia aumentaram tanto que chegamos a um ponto em que dissemos: 'tudo bem, não podemos continuar nesse caminho. Precisamos fazer algo para resolver esses problemas'". - Joshua Orens, gerente de infraestrutura, Foundation Software

Como disse Josh, "desde que padronizamos a tecnologia de fornecimento de aplicativos do Windows Server, nossos desafios com essa tecnologia aumentaram tanto que chegamos a um ponto em que dissemos: 'tudo bem, não podemos continuar nesse caminho'. Precisamos fazer algo para resolver esses problemas'".

Josh começou a procurar uma tecnologia de acesso remoto alternativa à solução atual.

A solução: GO-Global

Os critérios da Foundation Software para a substituição eram encontrar uma ferramenta que: 1) proporcionasse uma ótima experiência ao usuário; 2) permitisse que os usuários redefinissem suas próprias senhas; 3) fornecesse autenticação multifator; 4) fosse dimensionada economicamente; e 5) licenciasse por usuário simultâneo, não por usuário nomeado.

Após várias horas de pesquisa no Google, Josh encontrou a GO-Global®. Josh disse: "Quando acessei o site da GO-Global, vi que o modelo de licenciamento se alinhava exatamente com a forma como fornecemos nosso aplicativo. Pareceu-me um ajuste natural. Depois, vi que a GO-Global oferecia MFA. Decidi fazer o download da avaliação gratuita e dar uma olhada mais de perto."

Após sua análise inicial do teste da GO-Global, Josh observou outros recursos que fizeram com que a GO-Global parecesse uma forte candidata a substituir a solução atual. "Vi que o AppController® da GO-Global foi projetado para proporcionar uma melhor experiência ao usuário final em dispositivos móveis. Isso era extremamente importante para nós, e a tecnologia de acesso remoto que estávamos usando na época não tinha nada parecido com isso."

"Também vi que o Admin Console da GO-Global tornou o gerenciamento das sessões existentes muito mais fácil e rápido do que a nossa tecnologia atual. O Admin Console respondeu rapidamente e me permitiu ver exatamente onde os clientes estavam conectados e a qual servidor de aplicativos eles estavam conectados. Isso proporcionou uma experiência administrativa muito melhor para meus engenheiros de sistema."

Mesmo sabendo que o processo seria desafiador, Josh decidiu implementar um projeto de prova de conceito (POC) usando o GO-Global, com a participação da gerência executiva, além da representação das equipes de desenvolvimento de aplicativos, garantia de qualidade, infraestrutura e segurança cibernética. "A mudança é sempre muito difícil. Se mudássemos para o GO-Global, teríamos que mudar a forma como entregamos o aplicativo, nosso processo, todos os tipos de coisas. Eu queria que todos os departamentos que seriam afetados estivessem envolvidos com o POC desde o início."

"O momento que realmente deixou claro que essa mudança seria boa veio depois de alguns meses de trabalho com a GO-Global e as equipes internas da Foundation Software... em uma reunião de status, o gerente de projeto olhou para a lista de problemas pendentes e disse: 'Uau, a GO-Global resolveu todos esses problemas. Acho que isso realmente vai funcionar!". Eu pensei: "Meu Deus, se ESTE grupo está todo comprometido, a GO-Global será o produto que nos trará a vitória". - Joshua Orens, gerente de infraestrutura, Foundation Software

Josh observou quando percebeu que tudo isso poderia se encaixar perfeitamente: "O momento que realmente deixou claro que essa mudança seria boa veio depois de alguns meses de trabalho com a GO-Global e as equipes internas da Foundation Software... em uma reunião de status, o gerente de projeto olhou para a lista de problemas pendentes e disse: 'Uau. A GO-Global resolveu todos esses problemas. Acho que isso realmente vai funcionar!'".

"Eu pensei, oh, meu Deus, se ESTE grupo já está todo comprometido, o GO-Global será o produto que nos trará isso para casa."

A equipe de implementação da Foundation Software foi altamente meticulosa durante todo o processo de mudança para a GO-Global para fornecer o FOUNDATION a usuários remotos. Eles tomaram um cuidado extra para garantir que todos os departamentos que tocariam o aplicativo - por exemplo, Atendimento ao Cliente, Treinamento de Produtos e Vendas - tivessem a chance de fornecer feedback. Josh comentou: "Foi revigorante lidar com o projeto desde o início, em vez de simplesmente fornecê-lo aos usuários internos depois que a solução foi concluída e esperar que eles simplesmente descobrissem o que fazer."

Após algumas discussões, a equipe de implementação decidiu incluir o recurso de autenticação de dois fatores da GO-Global na implementação inicial. A inclusão do recurso atenderia à necessidade do mercado emergente de maior segurança.

Com relação à experiência da Foundation Software trabalhando com a GO-Global, Josh explicou: "Uma das chaves do nosso sucesso foi o valor agregado que a GO-Global forneceu. A equipe técnica da GO-Global realmente arregaçou as mangas e trabalhou conosco. Eles realmente pediram acesso ao aplicativo para que pudessem resolver os problemas mais rapidamente. Nunca vi um fornecedor fazer isso. Além disso, quando enviávamos um problema para a GO-Global, recebíamos uma resposta em horas."

Os resultados

A implementação da Foundation Software começou com novos clientes líquidos e clientes em transição de sua implementação local para a solução hospedada. A equipe de sucesso do cliente da empresa acompanhou os novos clientes para verificar sua experiência de usuário. Josh lembra: "O feedback dos novos clientes foi muito positivo desde o início. Não houve problemas com a configuração de senhas, logins, redefinição de senhas, desempenho do aplicativo ou perda de sessões."

Depois de um mês de integração de novos clientes e de transição, sem intercorrências, a Foundation Software começou a migrar os clientes existentes para a GO-Global, primeiro 5 clientes por dia (25 a 50 usuários), depois 15, depois 25, depois 50, até que a equipe de infraestrutura chegou ao ponto de começar a migrar um servidor inteiro de uma só vez.

A migração do cliente existente levou 6 meses e foi concluída em dezembro de 2023. Desde então, a Foundation Software observou as seguintes melhorias devido ao uso da GO-Global:

• Solicitações de redefinição de senha reduzidas em 98%
• Suporte a 20% mais usuários conectados por servidor de aplicativos sem aumento de recursos
• Redução de 72% nas chamadas de suporte de desconexão
• Redução de 10% no tempo gasto com a aplicação de patches no Windows
• Tempo de atividade de 99,999%

Josh observou que "além de permitir que os clientes redefinam suas próprias senhas, a GO-Global nos deu um controle considerável sobre as configurações do usuário, o que nos permitiu oferecer aos clientes uma experiência muito melhor ao usar o FOUNDATION. E reduzimos muito os custos operacionais devido ao licenciamento de usuários simultâneos da GO-Global."

"A GO-Global é uma empresa centrada no Windows ISV. O que diferencia a equipe da GO-Global de outros fornecedores é que nossas prioridades são realmente as prioridades deles. Foi ótimo trabalhar com eles neste projeto, e espero continuar tendo sucesso com a GO-Global." - Joshua Orens, gerente de infraestrutura, Foundation Software

Josh resumiu sua experiência com a GO-Global da seguinte forma: "A GO-Global é uma empresa centrada no Windows ISV. O que diferencia a equipe da GO-Global de outros fornecedores é que nossas prioridades são realmente as prioridades deles. Foi ótimo trabalhar com eles nesse projeto, e espero continuar tendo sucesso com a GO-Global."

Sobre a GO-Global

O GO-Global foi criado para permitir que as organizações publiquem aplicativos Windows® a partir de qualquer nuvem pública, privada ou híbrida, em qualquer dispositivo que ofereça suporte a um navegador. Usando a GO-Global, a TI pode fornecer aplicativos Windows por um custo até 40% menor do que o Microsoft® RDS e até 70% menor do que as soluções VDI da Citrix® e da VMware®. Apesar de seu baixo custo, a GO-Global oferece escalabilidade em nível empresarial, mas é fácil de instalar, configurar e usar, com uma sobrecarga de tecnologia consideravelmente menor necessária para a implementação. Para obter mais informações, visite www.graphon.com ou agende um horário com nossa equipe!

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