Hotello uppgraderar support och säkerhet med GO-Global

Om Hotello

Hotello grundades 2001 på ett loft i Montreal och fokuserar på att utveckla mjukvara som förenklar hotelldirektörernas arbetsdag så att de kan säkerställa en lönsam hotellverksamhet och samtidigt leverera en exceptionell gästupplevelse. Företagets produkter omfattar lösningar för automatisering av in- och utcheckning, städning och marknadsföring/gästnöjdhetsundersökningar.

Utmaningen

Hotello levererades ursprungligen till kunderna som en Microsoft® Windows®-applikation som installerades och implementerades på plats på varje hotell. I takt med att företaget växte och fick nya kunder blev support och uppdateringar av programvaran alltmer problematiska.

Rafik Berzi, grundare och CTO, säger: "Vi ville flytta våra kunder från implementering på plats till molnet."

Varför var det avgörande för Hotello?

Rafik förklarar: "Föreställ dig hundratals kunder. I många fall använder en kund vår produkt på flera hotell. Varje uppdatering tog minst två timmar att genomföra. Varje kund hade två till tio arbetsstationer och en eller flera servrar. Vi gick igenom uppdateringarna på varje server och varje arbetsstation. Det var oerhört tidskrävande för oss - och för våra kunder."

Support var också ett problem, särskilt när det gällde datasäkerhet. Hotellen förvärvar och underhåller gästernas betalnings- och personuppgifter, men följde inte alltid strikta IT-säkerhetsrutiner. Hotellos supportpersonal utmanades ofta av samtal från kunder vars system hade infekterats av virus eller blivit hackade.

Rafik minns: "På den tiden var virus särskilt besvärliga. Om en kunds system stängs av på grund av ett virus kan de helt enkelt inte göra affärer!"

Ett annat problem var säkerhetskopiering av data. Med helt lokala implementeringar var ansvaret för säkerhetskopiering av data upp till kunden, inte Hotello. Kunderna glömde ofta att köra säkerhetskopior eller antog att Hotello körde säkerhetskopior och behöll säkerhetskopieringsdata. När ett hotells system gick ner och kunderna stod utan säkerhetskopierad data blev det frustrerande för både hotellet och Hotello.

Lösningen

I takt med att cloud computing blev allt vanligare bestämde sig Hotello för att gå över till en cloud computing-modell. Övergången skulle förenkla programuppdateringar avsevärt, göra det möjligt för företaget att följa bästa praxis för datasäkerhet och göra det möjligt för dem att konsekvent säkerhetskopiera och säkra kundernas data.

Rafik började undersöka lösningar som skulle göra det möjligt för dem att leverera Hotello till sina kunder via internet. "Vi tittade på Microsoft RDS med Mobile Desktop-klienten och testade den tillsammans med några kunder, men säkerheten var ett problem - det var komplicerat att begränsa åtkomsten till stationära datorer. Vi ville också ha en lättare klient."

"Vi övervägde också Citrix®. Det uppfyllde våra behov, men kostnaden var mycket hög. Det var helt enkelt inte meningsfullt för oss att gå i den riktningen, eftersom det skulle kosta våra kunder mycket mer pengar i slutändan. Vi tittade på Microsoft oneclick™, men det var inte kompatibelt med vår programvara."

Sedan hittade Rafik GO-Global® via en internetsökning och blev genast intresserad. "Jag såg att GO-Global arbetade med Windows-applikationer, erbjöd en lätt klient och var mycket enkel att installera och använda. Det var precis vad vi letade efter."

Rafik fortsätter: "Jag gillade också licensmodellen för samtidiga användare, som passade perfekt för vår verksamhet."

Efter tester bestämde Rafik att det bästa alternativet var att integrera GO-Globals säkra fjärråtkomstfunktionalitet för flera användare i Hotello med hjälp av GO-Globals SDK. Efter integrationen togs programvaran snabbt i bruk av Hotellos kunder som var angelägna om att gå över till en prenumerationsbaserad tjänst.

‍

"Jag såg att GO-Global arbetade med Windows-applikationer, erbjöd en lätt klient och var mycket enkel att installera och använda. Det var precis vad vi letade efter. Jag gillade också licensmodellen med samtidiga användare, vilket var helt rätt för vår verksamhet." - RAFIK BERZI, CTO, Hotello

Resultaten

Det första positiva resultatet var att uppdateringarna av Hotellos programvara skedde på Hotellos molnservrar istället för på kundernas servrar. Istället för att ta två timmar att genomföra tog en uppdatering tio till femton minuter. Eftersom kundernas data fanns på Hotellos servrar kunde företaget följa bästa praxis för IT-säkerhet och konsekvent säkerhetskopiera kunddata. Dessutom behövde Hotello inte längre ta hand om kundernas hårdvaruproblem.

Bara dessa förändringar innebar en enorm avlastning för Hotellos supportteam. Rafik skrattar: "Strömavbrott, datakorruption - och det verkade som om det alltid var fredag eftermiddag när det hände!"

Rafik kvantifierar förbättringen på följande sätt: "GO-Global halverade vårt servicebehov nästan omedelbart. Och sedan vi lanserade Hotello och GO-Global har vi utökat molnversionen till 300 kunder och tusentals användare - och vi har bara behövt anställa två personer på servicesidan."

Rafik fortsätter: "Med GO-Global blir omkostnaderna låga både för våra kunder och för oss. Allt kunderna behöver göra är att logga in i Hotello-systemet och sedan logga in i den applikation de behöver för att göra sitt jobb. GO-Global är mycket effektivt när det gäller hur det använder dataresurser. Dessutom kan vi enkelt övervaka kundernas användning och vara mer proaktiva när det gäller att lösa problem innan de blir stora."

Bolaget fann också att förändringen av intäktsmodellen från kunder till att göra affärer med Hotello förenklade Hotellos affärsmodell. Förändringen gjorde också att nya kunders onboarding blev mycket enklare för både kunder och företaget. Före GO-Global kunde det ta 60-90 dagar för nya kunder att köpa och konfigurera server-, nätverks- och säkerhetsverktygen som behövdes för att köra programvaran. Med GO-Global tar onboarding mindre än en vecka från det att beställningen görs till dess att Hotello-tjänsten startar. "Kunderna börjar betala oss tidigare och ångrar inte sitt köp", säger Rafik.

På frågan om vilken funktion i GO-Global som var till störst hjälp delade Rafik med sig av sin lista över favoritfunktioner. "Möjligheten att skicka meddelanden till användare för att påminna dem om en systemavstängning för att möjliggöra en programuppdatering är fantastisk. Det här är en funktion som jag efterfrågade och jag blev väldigt glad när ni släppte den."

"Jag uppskattar också funktionen som gör det möjligt att öppna filer på klienten istället för på servern. Användarna antog att när de begärde en fil, till exempel ett Excel®-kalkylblad, skulle den öppnas i Hotello - vilket inte händer! Det skapade en hel del förvirring hos användarna. Nu öppnas filen på klienten och användarna kan fortsätta sitt arbete. Plus att det definitivt minskar belastningen på servern."

"Jag älskar också Windows Update Assurance, som gör att vi automatiskt kan skjuta upp installationen av Windows-uppdateringar tills de har verifierats som kompatibla med GO-Global. Det besparar oss mycket huvudvärk."

Rafik tillägger: "Den nya Farm Manager-konfigurationen och möjligheten till lastbalansering är verkligen bra och har varit till stor hjälp för oss. Ett exempel är att några av våra större hotellkedjekunder vill att en behörig medarbetare (t.ex. en revisor eller chef) ska kunna komma åt varje hotellsystem i kedjan."

Rafik fortsätter: "Innan Farm Manager blev tillgängligt hade vi en Application Host-server för varje hotell i kedjan och gav den behöriga medarbetaren ett lösenord som de kunde använda på varje server så att de kunde granska register för varje hotell i kedjan.

Det var en utmaning att tillgodose dessa förfrågningar ur ett säkerhetsperspektiv, och om andra hotellanställda använde alla tillgängliga platser på en specifik värd kunde den behöriga medarbetaren kanske inte logga in för att se hotellets register."

"Nu, med Farm Manager och lastbalansering, flyttar vi bara kunder som begär det här scenariot till sin egen farm, utser redundanta servrar och låter funktionen för lastbalansering göra sitt jobb. Användarna kan alltid logga in. Problemet är löst!"

Rafik avslutar: "Vi skulle inte kunna ha den verksamhet vi har idag utan GO-Global som hjälpte oss att komma till molnet. Vi hoppas att ingen av våra konkurrenter någonsin får reda på GO-Global eftersom ni ger oss ett tekniskt och affärsmässigt försprång som de inte har."

‍